Kiekvienas darbuotojas, kuriam bent kartą teko vykti darbo reikalais už savo įprastos darbo vietos ribų, yra susidūręs su sąvoka „komandiruotpinigiai“. Nors iš pirmo žvilgsnio tai atrodo kaip paprastas finansinis priedas už nepatogumus keliaujant, praktikoje ši tema yra apipinta daugybe teisinių niuansų, mokestinių vingrybių ir skaičiavimo taisyklių. Tiek darbdaviams, tiek darbuotojams dažnai kyla klausimų: kada dienpinigiai yra apmokestinami? Kaip teisingai apskaičiuoti laiką, praleistą kelyje? Ar galima mokėti mažiau nei nustatyta valstybės? Šiame straipsnyje detaliai išnagrinėsime visus šiuos aspektus, remdamiesi galiojančiais Lietuvos Respublikos teisės aktais ir praktiniais pavyzdžiais.
Kas iš tikrųjų yra komandiruotpinigiai ir kam jie skirti?
Dažnai klaidingai manoma, kad komandiruotpinigiai yra papildomas uždarbis arba premija už tai, kad darbuotojas sutinka vykti į kitą miestą ar šalį. Iš teisinės pusės, tai yra kompensacinio pobūdžio išmoka. Jos tikslas – padengti padidėjusias darbuotojo išlaidas, kurios atsiranda dėl to, kad jis negali maitintis namuose, turi pirkti brangesnį maistą kavinėse ar patiria kitų smulkių buitinių išlaidų būdamas toli nuo savo nuolatinės gyvenamosios vietos.
Lietuvos Respublikos Darbo kodeksas aiškiai atskiria dvi sąvokas: darbo užmokestį ir dienpinigius. Jei darbo užmokestis mokamas už atliktą funkciją, tai dienpinigiai mokami už patį faktą, kad darbuotojas yra išvykęs. Svarbu suprasti, kad dienpinigiai nėra tas pats, kas kelionės išlaidos (bilietai, viešbutis, kuro čekiai). Kelionės ir nakvynės išlaidos kompensuojamos pagal faktinius dokumentus (sąskaitas faktūras, čekius), o dienpinigiai mokami fiksuota suma, kurios pagrįsti čekiais nereikia.
Dienpinigių dydžiai: Lietuva ir užsienis
Vienas dažniausių klausimų – kiek tiksliai priklauso mokėti? Dienpinigių dydžiai nėra laužti iš piršto ar sugalvoti paties darbdavio (nors tam tikros korekcijos galimos). Juos reglamentuoja Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimas bei Finansų ministro įsakymai.
Komandiruotės Lietuvoje
Vykstant į komandiruotę Lietuvos teritorijoje, ilgą laiką galiojo viena fiksuota norma, kuri periodiškai yra indeksuojama. Ši suma skirta padengti maisto ir kitas būtinas išlaidas Lietuvoje. Jeigu komandiruotė trunka tik vieną dieną, dienpinigiai Lietuvoje gali būti nemokami, jei tai numatyta kolektyvinėje sutartyje arba darbo tvarkos taisyklėse, tačiau jei komandiruotė trunka ilgiau – mokėti privaloma už visas dienas.
Komandiruotės į užsienį
Čia situacija tampa įdomesnė. Kiekviena valstybė turi nustatytą savo dienpinigių normą. Pavyzdžiui, dienpinigiai vykstant į Vokietiją skiriasi nuo dienpinigių vykstant į Lenkiją ar Norvegiją. Šios normos yra nustatomos atsižvelgiant į pragyvenimo lygį konkrečioje šalyje. Sąrašas yra viešai prieinamas ir kiekvienas buhalteris ar darbuotojas gali pasitikrinti, kokia norma galioja konkrečiai šaliai.
Yra keletas svarbių taisyklių skaičiuojant užsienio dienpinigius:
- Sienos kirtimo taisyklė: Jeigu per vieną dieną kertamos kelios valstybės, taikomas tos valstybės dienpinigių dydis, į kurią atvykstama. Pavyzdžiui, jei važiuojate per Lenkiją į Vokietiją ir nakvojate Vokietijoje, už tą dieną skaičiuojama Vokietijos norma.
- Grįžimo diena: Grįžtant iš užsienio į Lietuvą, už paskutinę dieną mokama tos užsienio valstybės, iš kurios išvykstama, norma. Tai svarbus niuansas, kurį kartais pamiršta net patyrę apskaitininkai.
Mokestinė našta: kada komandiruotpinigiai virsta alga?
Tai yra pati sudėtingiausia ir daugiausiai diskusijų kelianti tema – dienpinigių apmokestinimas. Iš esmės, valstybė skatina verslą ir netaiko mokesčių komandiruotpinigiams, tačiau yra saugiklis, kad darbdaviai nepiktnaudžiautų, mokėdami minimalią algą ir didžiulius neapmokestinamus dienpinigius.
Magiškoji 1,65 MMA formulė
Lietuvoje galioja taisyklė, susieta su Minimalia Mėnesine Alga (MMA). Jeigu darbuotojo darbo užmokestis yra lygus arba mažesnis nei 1,65 MMA (padauginta iš koeficiento), tuomet visa dienpinigių suma, viršijanti 50 proc. darbuotojo darbo užmokesčio, yra apmokestinama tais pačiais mokesčiais kaip ir atlyginimas (GPM, „Sodra“).
Pavyzdžiui, jei darbuotojas uždirba tik „minimumą“, o išvažiuoja į ilgą komandiruotę Vakarų Europoje, jo priskaičiuoti dienpinigiai gali būti didesni už patį atlyginimą. Tokiu atveju, ta dalis, kuri viršija pusę jo algos, bus apmokestinta. Tai daroma tam, kad darbuotojui būtų kaupiamas socialinio draudimo stažas nuo realių pajamų, o ne tik nuo minimalios algos.
Tačiau, jei darbuotojo nustatytas atlyginimas yra didesnis nei 1,65 MMA, tuomet visi dienpinigiai (neviršijantys nustatytų maksimalių normų) yra neapmokestinami. Būtent dėl šios priežasties daugelyje darbo sutarčių, ypač transporto ar statybų sektoriuose, galite pamatyti atlyginimą, kuris lygus 1,65 MMA – tai „saugi riba“ darbdaviui išmokėti neapmokestinamus dienpinigius.
Ar darbdavys gali sumažinti dienpinigius?
Įstatymai numato maksimalius dienpinigių dydžius, tačiau ar privaloma visada mokėti maksimumą? Atsakymas – ne visada, bet su griežtomis sąlygomis.
Pagal Vyriausybės nutarimą, dienpinigiai gali būti mažinami iki 50 procentų nustatyto dydžio, tačiau tai turi būti aiškiai apibrėžta:
- Kolektyvinėje sutartyje;
- Arba darbo sutartyje (jei nėra kolektyvinės sutarties).
Vienašališkai, tiesiog vadovo įsakymu, sumažinti dienpinigių negalima. Darbuotojas turi būti su tuo sutikęs raštu (pasirašydamas sutartį). Tai dažnai taikoma biudžetinėse įstaigose arba įmonėse, kurios turi ribotą biudžetą kelionėms. Tačiau net ir sumažinus, jie negali būti mažesni nei 50 proc. nustatytos normos. Jei darbdavys bando nemokėti visai ar mokėti tik simboliškai – tai tiesioginis darbo teisės pažeidimas.
Dvigubo finansavimo pinklės: maitinimas ir renginiai
Dar viena situacija, kuri sukelia galvos skausmą buhalteriams – komandiruotės, kurių metu maitinimu pasirūpina priimanti šalis arba renginio organizatoriai. Pavyzdžiui, darbuotojas vyksta į konferenciją, kurios registracijos mokestis (kurį sumokėjo darbdavys) apima pusryčius, pietus ir vakarienę.
Ar tokiu atveju vis tiek reikia mokėti dienpinigius? Teisiškai – taip. Tačiau įmonės vidaus tvarkoje ar kolektyvinėje sutartyje gali būti numatyta, kad jei darbuotojas yra aprūpinamas maitinimu, dienpinigiai gali būti mažinami (vėlgi – ne daugiau kaip iki 50 proc., nebent biudžetiniame sektoriuje galioja specifinės taisyklės). Visgi, privačiame sektoriuje dažniausiai laikomasi praktikos mokėti visus dienpinigius, net jei darbuotojas gauna maitinimą konferencijoje, nes dienpinigiai skirti ne tik maistui, bet ir kitoms smulkioms išlaidoms (higienos priemonėms, vietiniam transportui, vandeniui ir kt.).
Vadovų privilegijos
Įdomus faktas, kurio daugelis nežino: įmonės vadovui, individualios įmonės savininkui ar ūkinės bendrijos tikrajam nariui dienpinigiai gali būti didinami. Teisės aktai leidžia vadovams mokėti 100 proc. didesnius dienpinigius nei nustatyta norma. Tai reiškia dvigubą tarifą.
Ši nuostata grindžiama prielaida, kad vadovai komandiruočių metu dažnai turi reprezentacinių įsipareigojimų – susitikti su partneriais, palaikyti įmonės įvaizdį, kas reikalauja didesnių išlaidų. Tačiau svarbu pabrėžti, kad tai yra galimybė, o ne prievolė. Akcininkai arba valdyba sprendžia, ar taikyti šią privilegiją.
Avansas: teisė ar pareiga?
Darbo kodeksas numato, kad darbdavys privalo išmokėti avansą darbuotojui prieš jam išvykstant į komandiruotę. Avansas turi būti ne mažesnis nei 50 proc. numatomų dienpinigių ir kitų kelionės išlaidų. Tai logiška apsauga darbuotojui – jis neturėtų kredituoti įmonės savo asmeninėmis lėšomis.
Tačiau šiuolaikiniame versle, kur visur atsiskaitoma įmonės kortelėmis, ši taisyklė kartais tampa pertekline. Todėl įstatymas leidžia išimtį: avansas gali būti nemokamas, jeigu tai numatyta darbo sutartyje. Jei darbuotojas pasirašė sutartį, kurioje sutinka vykti į komandiruotes be avanso (tikintis, kad viskas bus apmokėta vėliau arba naudojant įmonės kortelę), tuomet pažeidimo nėra.
Savaitgaliai ir šventinės dienos komandiruotėje
Komandiruotės dažnai „užgriebia“ savaitgalius. Kaip tai vertinama? Svarbu atskirti dvi situacijas: 1. Darbas savaitgalį: Jei darbuotojas komandiruotės metu realiai dirba šeštadienį ar sekmadienį (pvz., dalyvauja parodoje), jam už šį laiką turi būti mokamas padidintas darbo užmokestis (kaip už darbą poilsio dieną) ARBA suteikiama poilsio diena vėliau. 2. Kelionė savaitgalį: Jei darbuotojas savaitgalį nedirba, bet tik keliauja (pvz., skrenda lėktuvu sekmadienį, kad pirmadienį būtų darbe), šis laikas taip pat laikomas darbo laiku. Už kelionės laiką poilsio dieną turi būti kompensuojama.
Dienpinigiai mokami už visas komandiruotės dienas, įskaitant savaitgalius ir šventines dienas, nepriklausomai nuo to, ar tomis dienomis buvo dirbama, ar ilsimasi. Jei darbuotojas yra išsiųstas į užsienį 10-čiai dienų, jis gaus dienpinigius už visas 10 dienų.
Automobilių vairuotojai ir „Mobilumo paketas“
Atskira tema – tolimųjų reisų vairuotojai. Tai sektorius, kuriame komandiruotpinigiai sudaro itin reikšmingą pajamų dalį. Įsigaliojus ES Mobilumo paketui, atsirado griežtesni reikalavimai dėl vairuotojų komandiravimo. Svarbu žinoti, kad vairuotojams, kurie veža krovinius tarp užsienio šalių (ne dvišaliai vežimai), turi būti mokamas tos šalies, kurioje dirbama, minimalus atlyginimas, jei jis didesnis nei lietuviškas. Be to, dienpinigiai negali būti laikomi minimalaus atlyginimo dalimi.
Tai sukėlė daug pokyčių Lietuvos transporto sektoriuje, verčiant įmones peržiūrėti atlygio sistemas, kad jos atitiktų Vakarų Europos standartus ir išvengtų baudų už socialinį dempingą.
Dažniausios klaidos, kurias daro įmonės ir darbuotojai
Nepaisant informacijos gausos, klaidų pasitaiko nuolat. Štai keletas, kurių reikėtų vengti:
- Neteisingas valiutos kursas: Jei dienpinigiai ar išlaidos patirtos ne eurais, jos turi būti perskaičiuojamos pagal buhalterinį valiutos kursą. Dažnai painiojamasi tarp banko kurso ir oficialaus ECB kurso išvykimo dieną.
- Dokumentų stoka: Nors dienpinigiams čekių nereikia, pačiam faktui pagrįsti būtinas vadovo įsakymas dėl komandiruotės. Be įsakymo – nėra komandiruotės, nėra ir legalių dienpinigių. Įsakyme turi būti tiksliai nurodyta vieta, tikslas ir trukmė.
- „Poilsio“ dienų nemokėjimas: Darbdaviai kartais bando sutaupyti nemokėdami dienpinigių už savaitgalius, kai darbuotojas tiesiog ilsisi viešbutyje užsienyje. Tai neteisėta – darbuotojas vis tiek patiria pragyvenimo išlaidų.
- Mišrios kelionės: Kai darbuotojas po darbo komandiruotės pasilieka kelias dienas atostogauti toje pačioje šalyje. Svarbu labai tiksliai atskirti, kada baigiasi komandiruotė (ir dienpinigių mokėjimas) ir kada prasideda asmeninės atostogos. Kelionės bilietas atgal tokiu atveju gali tapti neleidžiamu atskaitymu įmonei, jei grįžtama gerokai vėliau be svarbios priežasties.
Kaip teisingai įforminti komandiruotę?
Tvarkingas procesas apsaugo nuo ginčų. Štai rekomenduojama eiga:
- Sprendimas: Vadovas priima sprendimą siųsti darbuotoją.
- Įsakymas: Parengiamas įsakymas, kuriame nurodoma: kas vyksta, kur, kuriam laikui, koks tikslas ir kokios išlaidos bus apmokamos.
- Avansas: Jei nesutarta kitaip, pervedamas avansas.
- Kelionė: Darbuotojas vyksta, renka sąskaitas už nakvynę, transportą (bet ne maistą).
- Ataskaita: Grįžus, darbuotojas (dažniausiai per 3 darbo dienas) pateikia išlaidų ataskaitą ir grąžina nepanaudotą avanso likutį (jei toks yra) arba įmonė kompensuoja skirtumą.
[Image of business documents and calculator on desk]
Apibendrinimas: balansas tarp naudos ir taisyklių
Komandiruotpinigiai yra gyvybiškai svarbi verslo dalis globaliame pasaulyje. Darbuotojui tai – garantija, kad darbo kelionė netaps finansine našta asmeniniam biudžetui. Darbdaviui – tai būdas motyvuoti darbuotoją ir legaliai padengti jo sąnaudas be papildomų mokesčių (laikantis 1,65 MMA taisyklės).
Svarbiausia taisyklė – skaidrumas. Tiek darbuotojas turi žinoti, kokios normos jam taikomos ir kaip bus atsiskaitoma, tiek darbdavys turi užtikrinti, kad visi dokumentai būtų nepriekaištingi VMI ir darbo inspekcijos patikrinimo atveju. Teisingai valdomas komandiruočių procesas leidžia įmonėms plėstis į užsienio rinkas, o darbuotojams – jaustis saugiai ir vertinamiems, nepriklausomai nuo to, ar jie dirba biure Vilniuje, ar statybų aikštelėje Osle, ar konferencijoje Berlyne.
Atminkite, kad įstatymai keičiasi, o mokestinė aplinka yra dinamiška, todėl prieš planuojant didelio masto projektus užsienyje, visada verta pasikonsultuoti su kvalifikuotais buhalteriais ar teisininkais, kurie padės optimizuoti procesus ir išvengti brangių klaidų.