Kiekvienas verslas, nesvarbu, ar tai būtų didžiulė gamykla, ar individualią veiklą vykdantis laisvai samdomas specialistas, neišvengiamai susiduria su dokumentacija. Nors verslo esmė yra prekių pardavimas ar paslaugų teikimas, teisinis šių procesų įforminimas yra pamatas, ant kurio laikosi visa finansinė atskaitomybė. Šio pamato kertinis akmuo – sąskaita faktūra. Tai ne tik popieriaus lapas ar PDF failas, patvirtinantis, kad sandoris įvyko. Tai dokumentas, kuris tiesiogiai lemia mokesčių apskaičiavimą, santykius su Valstybine mokesčių inspekcija (VMI) ir pinigų srautus įmonėje.
Nors atrodo, kad sąskaitos išrašymas yra rutininis ir paprastas veiksmas, praktika rodo ką kita. Būtent čia dažnai daromos klaidos, kurios vėliau virsta nesumokėtais mokesčiais, baudomis ar tiesiog sugadintais santykiais su klientais. Šiame straipsnyje detaliai išnagrinėsime, kas iš tikrųjų sudaro kokybišką ir teisiškai tvarkingą sąskaitą faktūrą, kokie reikalavimai keliami PVM mokėtojams ir ne PVM mokėtojams, bei kaip technologijos keičia šio dokumento sampratą.
Sąskaitos faktūros anatomija: privalomi rekvizitai ir jų reikšmė
Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymas ir PVM įstatymas griežtai reglamentuoja, kas privalo būti nurodyta sąskaitoje faktūroje. Tai nėra rekomendacinio pobūdžio sąrašas – tai prievolė. Jei dokumente trūksta bent vieno privalomo rekvizito, jis gali būti pripažintas negaliojančiu, o tai reiškia, kad pirkėjas negalės šių išlaidų įtraukti į sąnaudas, o PVM mokėtojas – atskaityti pirkimo PVM.
Pagrindiniai elementai, be kurių dokumentas negalioja
Kiekvienoje sąskaitoje faktūroje privalo būti šie duomenys:
- Dokumento pavadinimas. Dažniausiai tai tiesiog „Sąskaita faktūra“ arba „PVM sąskaita faktūra“.
- Išrašymo data. Tai diena, kada dokumentas sugeneruotas. Svarbu paminėti, kad data lemia, kuriam mokestiniam laikotarpiui priskiriamos pajamos.
- Serija ir numeris. Tai unikalus identifikatorius. Numeracija turi būti didėjanti ir unikali. Negali būti dviejų sąskaitų su tuo pačiu numeriu per tuos pačius finansinius metus.
- Pardavėjo rekvizitai. Pavadinimas (arba vardas, pavardė), įmonės kodas (arba asmens kodas/IV pažymos numeris), buveinės adresas, PVM mokėtojo kodas (jei yra).
- Pirkėjo rekvizitai. Analogiški duomenys apie klientą.
- Prekės ar paslaugos pavadinimas. Aprašymas turi būti aiškus. Nerekomenduojama rašyti tiesiog „Paslaugos pagal sutartį“, geriau detalizuoti – „Konsultacinės paslaugos už 2024 m. sausio mėn.“.
- Matavimo vienetai, kiekis ir kaina. Kiek vienetų, kokia vieneto kaina ir bendra suma.
- Bendra suma (žodžiais arba skaičiais). Galutinė mokėtina suma.
Dažnai kyla klausimas dėl parašo. Jau kurį laiką Lietuvoje parašas sąskaitoje faktūroje nėra privalomas rekvizitas, nebent šalys tarpusavyje susitaria kitaip. Tai palengvina elektroninį apsikeitimą dokumentais, nes nereikia kiekvieno lapo spausdinti, pasirašyti ir skenuoti.
Serija ir numeris: kaip susikurti sistemą ir neklysti?
Vienas iš dažniausių pradedančiųjų verslininkų klausimų – ką rašyti prie serijos? Įstatymai nenurodo konkrečių raidžių kombinacijų, kurias privalote naudoti. Serija yra jūsų pasirinktas raidžių derinys, identifikuojantis dokumentų grupę. Dažniausiai naudojami trumpiniai, susiję su įmonės pavadinimu arba tiesiog standartiniai „SF“, „SĄSK“.
Tačiau protingai pasirinkta serija gali padėti valdyti apskaitą. Pavyzdžiui, jei įmonė turi kelis padalinius arba vykdo skirtingas veiklas, kiekvienai galima priskirti skirtingą seriją (pvz., „KAUN“ – Kauno filialui, „VILN“ – Vilniaus). Tai leidžia buhalterinėje programoje lengviau filtruoti pajamas pagal veiklos vietas ar pobūdį.
Svarbi taisyklė – numeracija. Ji turi būti nuosekli. Jei išrašėte sąskaitą Nr. 100, kita turi būti Nr. 101. Negalima palikti tarpų. Jei netyčia praleidote numerį arba sugadinote sąskaitą, ji vis tiek turi būti apskaitoje kaip anuliuota, kad mokesčių inspektoriai matytų visą seką.
PVM sąskaita faktūra: kuo ji skiriasi ir kada ji privaloma?
Čia prasideda didžioji painiava daugeliui smulkiųjų verslininkų. Paprasta sąskaita faktūra ir PVM sąskaita faktūra nėra tas pats.
PVM sąskaita faktūra rašoma tik tada, kai pardavėjas yra registruotas PVM mokėtojas. Tokiu atveju dokumente privalo būti išskirtas PVM tarifas (pvz., 21 proc.) ir pati PVM suma. Taip pat privaloma nurodyti pardavėjo PVM mokėtojo kodą. Jei nesate PVM mokėtojas, jūs neturite teisės rašyti dokumento pavadinimu „PVM sąskaita faktūra“ ir negalite išskirti PVM. Jūs rašote tiesiog „Sąskaita faktūra“ ir nurodote galutinę sumą.
Klaida čia gali kainuoti brangiai. Jei ne PVM mokėtojas išrašys sąskaitą su išskirtu PVM, jis privalės tą PVM sumokėti į biudžetą, nors neturėjo teisės jo skaičiuoti, o pirkėjas negalės to PVM atskaityti. Tai vadinamoji „mokestinė spąstų“ situacija.
Išankstinė sąskaita faktūra: pažadas, bet ne faktas
Verslo praktikoje dažnai naudojama išankstinė sąskaita (angliškai – Proforma Invoice). Svarbu suprasti, kad tai nėra buhalterinis dokumentas, patvirtinantis ūkinę operaciją. Tai yra komercinis pasiūlymas arba kvietimas apmokėti.
Išankstinė sąskaita neregistruojama įmonės pajamose ar sąnaudose tol, kol neįvyksta apmokėjimas arba prekių perdavimas. Jos pagrindu negalima traukti PVM atskaitos. Ji skirta tam, kad pirkėjas žinotų tikslius rekvizitus, sumą ir paskirtį pavedimui atlikti. Tik gavus apmokėjimą arba suteikus paslaugą, išrašoma tikroji sąskaita faktūra, kuri jau tampa apskaitos dalimi.
Jei pirkėjas pagal išankstinę sąskaitą taip ir nesumokėjo, jokių mokestinių pasekmių neatsiranda – dokumentas tiesiog netenka galios. Tai patogus įrankis apsisaugoti nuo nemokių klientų, pradedant darbus tik gavus pinigus.
Kreditinė ir debetinė sąskaitos: kaip taisyti klaidas?
Ką daryti, jei sąskaita jau išrašyta, išsiųsta klientui, o tada paaiškėja, kad įsivėlė klaida? Arba klientas grąžino prekes? Tiesiog ištrinti sąskaitą iš kompiuterio ir apskaitos programos negalima – ypač jei ji jau deklaruota i.SAF registre.
Tokiais atvejais rašoma kreditinė PVM sąskaita faktūra (arba tiesiog kreditinė sąskaita). Tai dokumentas, kuris koreguoja anksčiau išrašytą sąskaitą. Jame nurodoma, kas keičiasi (mažinama kaina, grąžinamas kiekis) ir daroma nuoroda į pradinę, koreguojamą sąskaitą. Kreditinės sąskaitos suma dažniausiai būna su minuso ženklu. Tai oficialus ir skaidrus būdas sumažinti pajamas ir mokėtiną PVM.
Debetinė sąskaita naudojama rečiau, dažniausiai tais atvejais, kai kaina didinama arba atsiranda papildomų aplinkybių, didinančių pirkėjo įsipareigojimus po pirminio dokumento išrašymo.
Elektroninės sąskaitos ir skaitmenizacija: kur link judame?
Popierinės sąskaitos, siunčiamos paštu, sparčiai tampa atgyvena. Dauguma verslų siunčia PDF failus el. paštu. Tačiau ar PDF tikrai yra „elektroninė sąskaita“ šiuolaikine prasme? Europos Sąjungos ir Lietuvos teisės aktų kontekste – ne visai.
Tikroji elektroninė sąskaita yra struktūrizuotas duomenų rinkinys (dažniausiai XML formatu), kurį viena apskaitos sistema tiesiogiai perduoda kitai sistemai be žmogaus įsikišimo. Tai eliminuoja rankinį duomenų suvedinėjimą. Lietuvoje viešajame sektoriuje jau privaloma naudoti elektronines sąskaitas (teikiant per „SABIS“ sistemą), o verslas tarpusavyje (B2B) vis dar dažnai kliaujasi PDF formatu, nors tendencijos aiškiai rodo judėjimą link visuotinio e. sąskaitų standarto (pvz., Peppol tinklo).
Naudojant i.SAF (Išmaniąją mokesčių administravimo sistemą), PVM mokėtojai privalo teikti duomenis apie gautas ir išrašytas sąskaitas VMI. Tai leidžia mokesčių inspekcijai realiu laiku matyti PVM atotrūkį ir vykdyti kryžminius patikrinimus. Todėl kiekviena jūsų išrašyta sąskaita turi būti tiksli, nes kitoje pusėje (pas pirkėją) ji taip pat bus deklaruota.
Individuali veikla ir sąskaitos faktūros: specifiniai niuansai
Asmenys, dirbantys pagal individualios veiklos pažymą, taip pat privalo išrašyti sąskaitas faktūras kiekvienam pajamų gavimo atvejui. Čia galioja keli supaprastinimai, bet ir specifinės taisyklės:
- Numeracija. Laisvai samdomi specialistai dažnai pamiršta, kad jų sąskaitų numeracija taip pat turi būti nuosekli. Negalima vienam klientui išrašyti Nr. 1, kitam – Nr. 50, tik tam, kad atrodytų solidžiau.
- Asmens duomenų apsauga. Rašydami sąskaitą fiziniam asmeniui (ne įmonei), būkite atsargūs su duomenimis. Reikalingi tik tie duomenys, kurie būtini identifikavimui. Asmens kodas sąskaitoje nėra būtinas, jei klientas nenori jo duoti – užtenka vardo, pavardės ir adreso (ar net tik vardo ir pavardės, jei sandoris smulkus).
- Išlaidų kompensavimas. Jei klientas kompensuoja jūsų patirtas išlaidas (pvz., kelionės bilietus), tai turėtų būti įtraukta į sąskaitą faktūrą kaip atskira eilutė arba bendra paslaugos kaina, nes individualioje veikloje tai traktuojama kaip pajamos.
Sąskaitų saugojimas: arvhyvavimo taisyklės
Išrašius sąskaitą, darbas nesibaigia. Įstatymai reikalauja, kad apskaitos dokumentai būtų saugomi 10 metų. Tai galioja ir sąskaitoms faktūroms. Svarbu paminėti, kad saugojimas gali būti elektroninis. Jums nereikia spausdinti visų gautų PDF sąskaitų ir segti į segtuvus, jei galite užtikrinti jų saugumą, autentiškumą ir prieinamumą skaitmeniniu formatu visą saugojimo laikotarpį.
Jei naudojate debesijos apskaitos programas, dažniausiai jos automatiškai archyvuoja dokumentus. Tačiau atsakomybė už duomenų išsaugojimą tenka mokesčių mokėtojui. Jei platforma bankrutuos ir duomenys dings, prieš VMI atsakysite jūs. Todėl rekomenduojama periodiškai daryti atsargines kopijas (angl. backup) į savo vietines laikmenas ar kitą debesiją.
Užsienio sandoriai: Invoicing anglų kalba ir valiutos
Dirbant su užsienio klientais, saskaita faktūra dažnai rašoma anglų kalba (Invoice). Lietuvos įstatymai to nedraudžia, tačiau svarbu, kad mokesčių administratorius, paprašęs paaiškinimų, galėtų suprasti turinį. Dažna praktika – dvikalbės sąskaitos (lietuvių/anglų), tačiau jei sandoris vyksta su užsienio partneriu, pilnai angliška sąskaita yra priimtina.
Svarbus niuansas – valiuta. Jei sąskaita išrašoma ne eurais (pvz., JAV doleriais), privaloma (ypač PVM mokėtojams) PVM sumą arba visą mokestinę vertę apskaitai konvertuoti į eurus pagal Europos Centrinio Banko kursą sąskaitos išrašymo dieną. Tai būtina teisingam mokesčių deklaravimui Lietuvoje.
Dažniausios klaidos, kurių galima išvengti
Apibendrinant, pažvelkime į klaidas, kurios kartojasi dažniausiai ir sukelia daugiausiai galvos skausmo buhalteriams:
- Neteisingas PVM tarifas. Taikomas standartinis 21%, kai prekė priklauso lengvatinei grupei (pvz., knygos, tam tikri maisto produktai) arba atvirkščiai.
- Atvirkštinis PVM (Reverse Charge). Pardavus paslaugas į kitą ES šalį PVM mokėtojui, dažnai pamirštama nurodyti, kad taikomas 0% tarifas ir prievolė priskaičiuoti PVM tenka pirkėjui (Direktyvos nuoroda būtina).
- Rekvizitų klaidos. Neteisingas pirkėjo įmonės kodas. Tai ypač aktualu, kai įmonių pavadinimai panašūs. Visada patikrinkite rekvizitus oficialiuose registruose (pvz., Rekvizitai.lt) prieš išrašydami sąskaitą.
- Pavėluotas išrašymas. Pagal PVM įstatymą, sąskaita turi būti išrašyta nedelsiant po prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo, bet ne vėliau kaip iki kito mėnesio 15 dienos. Vėlavimas gali sukelti problemų deklaruojant PVM.
Technologiniai sprendimai palengvinantys darbą
Šiandien rinkoje yra gausybė įrankių, kurie automatizuoja sąskaitų faktūrų išrašymą. Nuo paprastų internetinių generatorių iki sudėtingų ERP sistemų. Naudojant specializuotą programinę įrangą:
- Automatiškai sugeneruojama serija ir numeris (išvengiama dubliavimo).
- Kliento duomenys įkeliami automatiškai pagal įmonės kodą.
- Sistema primena apie neapmokėtas sąskaitas ir gali automatiškai siųsti priminimus klientams.
- Duomenys lengvai eksportuojami į buhalterines programas arba tiesiogiai į i.SAF.
Investicija į gerą sąskaitų valdymo sistemą atsiperka ne tik sutaupytu laiku, bet ir ramybe, žinant, kad dokumentai atitinka teisinius reikalavimus. Rankinis „Excel“ lentelių pildymas yra priimtinas tik pačioje veiklos pradžioje, vėliau tai tampa stabdžiu ir klaidų šaltiniu.
Sąskaita faktūra – tai verslo kalba. Mokėjimas ją taisyklingai „kalbėti” parodo jūsų profesionalumą ir pagarbą partneriams bei įstatymams. Tvarkinga dokumentacija yra higienos faktorius, be kurio tvarus ir augantis verslas neįsivaizduojamas.